Konferencja prasowa, na co zwrócić uwagę podczas organizacji

Jeśli planujesz zorganizowanie spotkania z mediami, czyli konferencję prasową, warto upewnić się, że Twój czas oraz pieniądze nie zostaną zmarnowane. Podczas organizacji tego typu wydarzenia, bardzo łatwo o popełnienie popularnych błędów oraz chaos i stres. Aby na miejscu pojawił się tłum dziennikarzy, a po wszystkim, w mediach pojawiły się jakościowe publikacje na temat Twoje firmy, warto stworzyć odpowiedni plan. Na co zwrócić największą uwagę podczas organizacji konferencji prasowej?

Temat wydarzenia

Ciekawy i aktualny temat konferencji prasowej ma zwykle największe znaczenie dla dziennikarzy, którzy zastanawiają się czy w ogóle na nią pójść. Firmy bardzo często organizują konferencje z błahych powodów, które mogą wydawać się ważne dla nich, ale w rzeczywistości takie nie są. Jeśli uda nam się zainteresować chociaż jedną telewizję czy gazetę, najprawdopodobniej zainteresują się nami także kolejne. Konferencję prasową warto zorganizować jeśli np. chcemy zaprezentować nowy produkt lub usługę, jesteśmy dużą i znaną firmą i pragniemy ogłosić nasze wyniki finansowe, rozpoczynamy albo kończymy jakiś program edukacyjny lub społeczny. Konferencja pod tytułem “urodziny firmy” sprawdzi się tylko w przypadku naprawdę znanych i szanowanych marek, ponieważ tylko w takim wypadku uda nam się ściągnąć na wydarzenie śmietankę dziennikarską.

Termin i etapy wydarzenia

Najważniejszą kwestią, którą powinniśmy wziąć pod uwagę, są inne konferencje branżowe. Jeśli konkurencyjna lub inna, duża i znana firma wybrała dany termin na swoją konferencję, nie powinniśmy wybierać go także my. W takim przypadku najprawdopodobniej frekwencja na naszym wydarzeniu nie będzie zadowalająca. Warto także pamiętać, że konferencji prasowych nie organizuje się w weekendy ani w piątek, ponieważ żaden z dziennikarzy nie zdąży opublikować materiałów, a w poniedziałek mogą one już nie być “ na czasie”. Warto, razem z zaproszeniem, wysłać do dziennikarzy i prelegentów plan całego wydarzenia, wraz z jego konkretnymi etapami. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnego chaosu.

Miejsce i wystrój wydarzenia

Wybór miejsca, w którym ma odbyć się konferencja, nie powinien być przypadkowy. Miejsce na konferencje, które sprawdzi się najlepiej to miejsce, które wszyscy kojarzą. Przykładowo, jeśli wydarzenie ma mieć miejsce pod Warszawą, warto wybrać hotel, do którego dziennikarze i prelegenci z łatwością trafią. Jeśli nasza firma posiada siedzibę w innym mieście, warto wyszukać np. hotel konferencyjny Łódź. Sale konferencyjne w hotelach są zazwyczaj świetnie przystosowane do potrzeb firm. Znajdziemy w nich odpowiednie nagłośnienie, krzesła itp. Jeśli chodzi o sam wystrój, to w hotelach jest on zazwyczaj stonowany i dobrze jest takim właśnie go pozostawić. Nadmierne i zbyt kolorowe dekoracje będą odciągać wzrok i uwagę, która powinna być skupiona na prowadzących i prelegentach.