Konferencje naukowe – jak zorganizować?

Konferencje naukowe rządzą się swoimi prawami. Ich głównym celem jest edukowanie i omawianie trudnych problemów, na podstawie przeprowadzanych badań. Zważywszy na swój charakter naukowy, konferencje te zdecydowanie różnią się od innych. Powinniśmy wybrać odpowiednie miejsce na konferencję, dokładnie przemyśleć listę prelegentów, a przede wszystkim, wyznaczyć sobie problem, któremu poświęcona będzie konferencja.

Poznaj klucz do sukcesu konferencji naukowej…

Kluczem sukcesu konferencji naukowej, którą planujesz zorganizować, jest wiedza! Tak, postawienie sobie jasnego problemu, który będzie omawiany na konferencji, to podstawowy wyznacznik dalszych działań. Na pewno będzie Ci łatwiej, jeżeli tematyka, będzie odpowiadała Twoim zainteresowaniom – wówczas bez trudu stworzysz listę potencjalnych prelegentów.

Osoby, które zaprosisz do roli specjalistów w temacie, stanowią kolejny filar organizowanej konferencji. To właśnie ci ludzie mogą w mniej lub bardziej ciekawy sposób przedstawić temat, odpowiedzieć na stawiane pytania, zaintrygować, czy pobudzić do myślenia.

Wybierając prelegentów zadbaj o to, by były to osoby ciekawe, najlepiej pełne energii i wchodzące w interakcję z odbiorcami. Jeżeli przekazywana wiedza wspierana jest pytaniami prowadzącymi do interakcji czy ciekawymi materiałami audiowizualnym, zwykle pozostaje z nami na dłużej!

Temat konferencji naukowej może być także wskazówką dotyczącą tego, w jakich miejscach będziesz promował swoje wydarzenie, gdzie pozyskiwał potencjalnie zainteresowanych odbiorców i jakie miejsce na konferencję wybierzesz. Przykładowo, jeżeli organizowana przez Ciebie konferencja naukowa dotyczy problemu odnoszącego się do historii, zainteresowanych możesz szukać na uniwersytetach humanistycznych, a dokładnie na wydziałach związanych z historią. Wówczas miejscem, w którym zdecydujesz się zorganizować to wydarzenie, może stać się np. zabytkowy hotel.

Lokalizacja, miejsce, kwestie techniczne…

Wybierz miejsce, do którego każda z potencjalnych zainteresowanych osób będzie miała dobry dojazd. Dobrze jest wybrać salę lub hotel konferencyjny w dużym mieście lub w jego okolicach – na pewno tam, gdzie dojazd nie będzie stanowił problemu. Oczywiście liczba dostępnych w sali miejsc, powinna odpowiadać liczbie przewidzianych uczestników.

W przypadku konferencji naukowej, powinniśmy zwrócić uwagę na wyposażenie sali konferencyjnej, ze szczególnym uwzględnieniem elementów umożliwiających notowanie. Mowa tutaj np. o specjalnych krzesłach z pulpitem czy podkładkach pod kartki.

Bardzo dużą wartość stanowi także sprawne wyposażenie techniczne – rzutniki, tablice, mikrofony, czy dobre oświetlenie. Pamiętaj, że sprawność tych sprzętów musisz sprawdzić najlepiej na dzień przed konferencją. Problemy techniczne to bardzo duży (a zwykle niepotrzebny) stres organizatorów.

Zadbaj także o takie elementy jak: symboliczny catering, kawa, herbata czy typowo konferencyjne (logowane) gadżety. I nie musisz przeznaczać tutaj ogromnych sum na breloczki, czy smycze – zadbaj po prostu o to, aby uczestnikom konferencji nie zabrakło kartek papieru (notatników) i długopisów.