Jak wybrać odpowiednią salę konferencyjną? Podpowiadamy

- Data publikacji 18 grudnia 2023
Przeczytasz w 4 minut
660 wyświetleń
Chcesz zorganizować konferencję i pragniesz, aby wszystko poszło zgodnie z planem? A może martwisz się, że zabraknie istotnego elementu, przez co wydarzenie nie będzie odpowiednio zorganizowane i okaże się porażką?
Na pewno tego nie chcesz, dlatego też przed wyborem sali konferencyjnej powinieneś najpierw dobrze zapoznać się z tym co się w niej znajduje. Wszystko musi być dopięte na ostatni guzik i działać jak należy.
Sale konferencyjne najczęściej wynajmuje się w hotelach, które mają do zaoferowania ciekawe miejsce oraz są w pełni wyposażone, aby organizować tego typu eventy.
Dlatego też nasuwa się pytanie, jak wybrać odpowiednią salę konferencyjną i co powinno się w niej znaleźć, aby spotkanie organizowane przez Ciebie okazało się sukcesem.
Gdzie zorganizować konferencję?
Wybór miejsca do przeprowadzenia konferencji jest niezwykle istotny. Powinieneś wybrać lokalizację, która będzie dla każdego z uczestników odpowiednia.
Dodatkowo miejsce, które wybierzesz, powinno być rozpoznawalne, ponieważ nie każdy zna dobrze miasto, w którym odbywa się konferencja i może mieć problem z jego znalezieniem.
Warto postawić na hotel, który będzie znajdował się w centrum miasta. Może to wiązać się z większymi kosztami, ale trzeba pamiętać, że komfort osób, które przybywają na konferencję jest najważniejszy. Nie tylko łatwiej będzie zlokalizować obiekt, ale także każdy będzie mógł do niego dojechać komunikacją miejską. Nie każdy chce jechać własnym samochodem. Dostanie się do samego centrum miasta będzie dużo prostsze.
W większych miastach znalezienie takiego obiektu nie będzie problemem. Wiele miejsc jest idealnych do zorganizowania konferencji. Jeśli jesteś w Krakowa, to idealnym miejscem będzie https://www.bwoldtown.pl/hotel w samym sercu grodu Kraka.
Idealna lokalizacja, a parking dla aut
Wybierając idealny hotel, w którym przeprowadzisz konferencję musisz mieć na uwadze także parking. Nie każdy przyjedzie komunikacją miejską. Wiele osób, szczególnie spoza miasta zdecyduje się na użycie własnego samochodu. Dlatego przed zabookowaniem sali sprawdź dostępność parkingu – czy jest duży, strzeżony lub dostępny dla gości 24/7. Jest to ważny udogodnienie dla gości.
Jak dużą salę wybrać?
Wszystko zależy oczywiście od tego jak dużo osób będzie uczestniczyło w organizowanej przez Ciebie konferencji.
Hotele oferują sale konferencyjne o różnej wielkości i ilości miejsce. Dlatego też będziesz mógł wybrać odpowiednią.
Możesz wybrać salę kameralną, która jest przystosowana do mniejszych spotkań i pomieści 40 osób. Jeśli jednak chcesz zorganizować większą konferencję, to idealna do tego będzie sala 60-osobowa, która zapewni komfort i wygodę każdemu uczestnikowi.
Sale konferencyjne możesz dostosować do swoich potrzeb, to znaczy, że możesz ułożyć stoły i krzesła w różny sposób.
Hotelowa restauracja – catering dla uczestników
Odpowiednia i dobrze przystosowana sala konferencyjna niedaleko posiada miejsce, gdzie uczestnicy mogą w trakcie przerwy się zrelaksować, porozmawiać z innymi osobami, które są na konferencji. Jest to także czas na posiłek. Dlatego wybierając hotel warto postawić na taki, który ma własną restaurację i oferuje pełny catering na czas szkolenia. Możliwość dopasowania przerw na kawę i cateringu, to naprawdę duże udogodnienie.
A jak wybrać dobry catering? Postaw na przekąski i dania, które będą odpowiednie także dla osób, które np. nie jedzą mięsa lub glutenu. Wybierz z menu kilka ciekawych opcji, które zadowolą każdą grupę.
Profesjonalna obsługa
Sama sala konferencyjna to nie wszystko. Musisz mieć także zapewniona pomoc obsługi hotelowej. Nigdy nie wiadomo, kiedy nagle przestanie działać rzutnik lub klimatyzacja. Wtedy na pomoc ruszają pracownicy. To samo tyczy się przerwy kawowej – kelnerzy i bariści są najbardziej potrzebni. Sprawna obsługa i gotowość do pomocy uczestnikom jest najważniejsza.
Jaki sprzęt powinien znaleźć się w każdej sali konferencyjnej?
Na pewno zadajesz sobie to pytanie, jeśli organizujesz takie wydarzenie pierwszy raz. Sale konferencyjne powinny być wyposażone w najpotrzebniejsze elementy. Jakie?
Na pewno w takim miejscu musi znaleźć się projektor. Potrzebny jest, aby osoba mówiąca mogła wyświetlić prezentację lub dane, które chce pokazać uczestnikom konferencji. Ułatwia to przekaz informacji, a także pomaga zwizualizować to, co osoba mówiąca ma na myśli. Ułatwia to także uczestnikom skupienie się nad danym tematem.
Kolejnym ważnym elementem jest mikrofon. Dzięki niemu każdy z uczestników dobrze usłyszy to co osoba mówiąca ma do przekazania. Jest to także bardzo duże ułatwienie dla kogoś, kto prowadzi konferencję.
Sale konferencyjne nie mogą obejść się bez specjalnej tablicy Flipchart. To na niej pojawia się obraz, który generuje wcześniej już wspomniany projektor.
Ważne jest także odpowiednie nagłośnienie. Dźwięk powinien być czysty i dobrze słyszalny w całym pomieszczeniu.
Jakie dodatkowe udogodnienia powinny znaleźć się w sali konferencyjnej?
Nie ważne gdzie organizujesz swoją konferencję, czy jest to biurowiec, czy hotele, pomieszczenie, które wybierzesz, powinno mieć klimatyzację. Jest to bardzo ważny element, który pomoże komfortowo przeprowadzić takie spotkanie.
Dodatkowo sale konferencyjne powinny być wyposażone w rolety, aby móc zaciemnić pomieszczenie. Dzięki temu obraz na Flipcharcie będzie lepiej widoczny.
Oczywiście nie można zapomnieć o Internecie. Każda taka sala powinna być wyposażona w WiFi, dzięki któremu każdy będzie mógł swobodnie korzystać z Internetu.
Warto zobaczyć
Warto zobaczyć

Szkolenia z prowadzenia sklepów internetowych – czy warto wziąć w nich udział?
Przeczytasz w 5 minut
845 wyświetleń